Syfte med hemsidan

Syftet med denna hemsida är att erbjuda i första hand de boende i Lugnet en plattform för ett snabbt och effektivt informationsflöde, samt främja god kontakt mellan alla berörda som har intresse i att vårt bostadsområde fungerar väl. Styrelserna för Lugnets Vägförening respektive Lugnets Tomtägareförening arbetar givetvis för att vårt bostadsområde ska fungera väl, och hemsidan är tänkt som en möjlig informationskanal.

Avsikten är att tillhandahålla allt ifrån dagsaktuell information till mer allmängiltig och permanent information i syfte att kunna fungera som en kunskapsbank. Av detta följer att informationen måste vara saklig (möjlig att verifiera), politiskt obunden, och helt utan personangrepp.

I tillägg till ovanstående är ett annat syfte att denna hemsida ska kunna fungera som plattform för informationsutbyte inom styrelsen, samt en kunskapsbank för styrelsearbetet.

Policy

För att uppnå ovanstående bör man hålla sig till i stort sett samma policyer som fastställts av Wikipedia. Faktum är att denna hemsida i viss mån fungerar som Wikipedia, d.v.s ett slags webbaserat uppslagsverk vars innehåll kan uppdateras online (av registrerade användare som fått denna behörighet). I synnerhet är Wikipedias policyer om Etikett, Neutral synvinkel, och Upphovsrätt lämpliga att beakta. Skyddat material får inte publiceras utan upphovsrättsinnehavarens tillstånd.

Under inga omständigheter får denna hemsida användas på ett sådant sätt att vårt bostadsområde (Lugnet), styrelser, funktionärer, medlemmar/grannar, eller någon annan smutskastas eller drabbas på andra sätt. En sådan situation måste rättas till genom ett omedelbart borttagande av berört innehåll, eventuell blockering av aktuell användare (tekniskt möjligt), och i sista hand en total blockering av möjligheten för flera att bidra med innehåll. Den sistnämnda och ultimata åtgärden innebär tyvärr att en mycket stor del av syftet och värdet med denna hemsida går förlorad.

GDPR (General Data Protection Regulation)

Från och med den 25 maj 2018 har den svenska personuppgiftslagen (PUL) ersatts av en EU-gemensam förordning för hantering av personuppgifter. Den nya förordningen heter GDPR (General Data Protection Regulation), och kallas på svenska dataskyddsförordningen.

Inom Lugnets bostadsområde verkar Lugnets Vägförening respektive Lugnets Tomtägareförening. Här nedan benämns dessa föreningar i fortsättningen Vägföreningen respektive Tomtägareföreningen, eller helt enkelt föreningarna.

Generellt behandlar föreningarna endast nödvändiga personuppgifter i syfte att kunna informera våra medlemmar, bjuda in till stämma, sända ut fakturor, och på andra sätt kommunicera med medlemmarna. Eftersom det finns ett starkt samband mellan Vägföreningen och Tomtägareföreningen behandlas och delas flera personuppgifter parallellt mellan dessa föreningar av praktiska skäl.

Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är Styrelserna för föreningarna som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till. Kortfattat är alla som hanterar personuppgifter i styrelsen (medlemsregister, fakturor mm) personuppgiftsansvariga.

Sparade uppgifter som följd av lagkrav

Vägföreningen är bl.a. enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter (SFL) skyldig att registerföra vissa uppgifter, som t.ex. uppgifterna i debiteringslängden. Vilka dessa uppgifter är framgår av stadgarna § 13. Uppgifterna i debiteringslängden uppdateras inför varje föreningsstämma där debiteringslängden skall framläggas i samband med uttaxering, och för detta ändamål brukar föreningen begära registerutdrag från Lantmäteriet.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

Personuppgift

Generellt hanteras små mängder persondata, och här är det viktigt att skilja på vanliga och känsliga personuppgifter. Inga känsliga personuppgifter samlas in eller sparas. Vid registrering på denna hemsida är vissa uppgifter av praktiska skäl obligatoriska, medan du kan lämna andra uppgifter av fri vilja. Obligatoriska uppgifter är märkta med röd stjärna.

Vi enstaka tillfällen tvingas föreningarna hämta personnummer som behövs vid ansökan hos Kronofogden, t.ex. om någon inte har erlagt uttaxerad avgift trots påminnelser. Uppgifterna lagras endast på de blanketter som sänds till Kronofogden.

Den enskildes rätt att ta del av sparade uppgifter

Vilka uppgifter som samlas in, såväl obligatoriska som frivilliga, framgår av formuläret för registrering på denna hemsida. Efter registrering kan du granska dina sparade personuppgifter (efter inloggning) genom att klicka på alternativet “Min profil / Logga ut” i menyn till vänster. (Detta menyalternativ är endast synligt efter inloggning.)

Var finns uppgifterna?

Uppgifterna finns i

• Debiteringslängd
• Röstlängd
• Medlemsregister
• Närvarolistor vid städdagar
• Båtplatslista (administreras av Båtsektionen)
• Databas kopplad till denna hemsida

Hur behandlas uppgifterna?

I manuella pärmar, på dator (av praktiska skäl), samt via denna hemsida som styrelsen ansvarar för. Dokument som endast bör vara tillgängliga för föreningarnas medlemmar (t.ex. telefonlista inom området), finns på en låst del av hemsidan som bara är öppen för föreningens medlemmar.

Om du registrerat dig på denna hemsida har du själv möjlighet att uppdatera dina uppgifter. Efter inloggning gör du detta via menyalternativet “Min profil / Logga ut” i menyn till vänster. Uppgifterna i registren används enbart för internt bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga.

Hur länge sparas uppgifterna?

Personuppgifter om medlemmarna ska sparas så länge personerna äger någon fastighet inom Lugnet (inklusive delägarskap). Debiteringslängd och röstlängd kommer att sparas i 10 år från dagen för stämman med hänsyn reglerna om allmän preskription.

Så länge ett samtycke föreligger kommer personuppgifter som behandlas med samtycke som grund behandlas av föreningen. Om ett samtycke återkallas tas dessa uppgifter bort. Som redan nämnts ovan har medlem själv möjlighet att via hemsidan (efter inloggning) ändra sina uppgifter inklusive radering av frivilligt lämnade uppgifter.

Personuppgifter som behandlas av föreningen gällande förtroendevalda sparas så länge personen är förtroendevald.

Samtycke

Samtycket till registrering av personuppgifter är en av de viktigaste nyheterna i GDPR. För dig som ägare till en fastighet inom Lugnet är detta däremot inte fullt tillämpbart. I och med att en fastighet inom Lugnet överlåts på dig så blir du också automatiskt delägare i Lugnets Vägförening som förvaltar de gemensamt ägda anläggningarna enligt förrättningsbeslut, och som anges i stadgarna. Vägföreningen behöver inte inhämta samtycke från en ny fastighetsägare då ett ägande av en fastighet också innebär en del i den gemensamt ägda anläggningen (Rättslig grund: Rättslig förpliktelse).

För att kunna registrera dig på denna hemsida krävs att du kryssar i den obligatoriska rutan “Jag godkänner Lugnets Policy”, vilket innebär att du tagit del av denna information. I och med att du registrerat dig på denna hemsida anses du också ha samtyckt till att de personuppgifter du lämnat via registreringsformuläret sparas och hanteras av föreningarna.

Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter så som din rätt till rättelse, radering av personuppgifter, utöva din rätt till invändning, återkallande av samtycke eller lämna klagomål kontaktar du vår styrelse.